Tag gestão fundiária

Este é a primeira postagem de uma série de guias sobre como utilizar o Geoadmin de forma efetiva para gestão de seus empreendimentos.

Neste guia, iremos discutir como utilizar de forma efetiva o módulo de gestão fundiária do sistema.

Com o Geoadmin, é possível organizar todas as questões envolvidas na gestão fundiária.

Elementos da Gestão Fundiária

Dentro do sistema, existem alguns elementos que são possíveis de serem administrados no processo de gestão fundiária.

São eles:

• Proprietário;
• Propriedade;
• Status Fundiário;
• Matrícula;
• Processo Fundiário;
• Anexos;

O fluxo de cadastro está representado na figura abaixo:

Ao cadastrar uma propriedade, podemos escolher um status fundiário inicial para a mesma, bem como matrículas envolvidas.

Veja na figura abaixo:

Quando você terminar de cadastrar uma propriedade, ela terá, portanto, um status fundiário inicial e uma ou mais matrículas.

Neste ponto, não é possível alterar diretamente o proprietário ou as matrículas daquela propriedade.

Você precisa construir um processo fundiário para registrar suas alterações, com todas as etapas pelas quais aquela propriedade passou para atingir o status em que consideramos a mesma como
regular.

Durante a edição de processo fundiário, você pode indicar qual é a próxima etapa do processo, por exemplo:

• Durante o cadastro da propriedade, você seleciona como status fundiário o valor Escritura Não Registrada;
• Esta propriedade em questão, entra em negociação com o presente proprietário;
• O Contrato de Compra e Venda é firmado. Você ou outro usuário do Geoadmin, faz a alteração correspondente no processo fundiário;

• A venda foi realizada e a escritura registrada com o nome do novo proprietário. Ao selecionar o status Escritura Registrada o sistema permitirá que você escolha novos proprietários e novas matrículas para esta propriedade.

Ambos campos são opcionais.

Caso você selecione novos proprietários, estes serão assinalados como donos desta propriedade. O mesmo fluxo se aplica a novas
matrículas.

Ao final destas edições, você pode notar na figura abaixo, que o proprietário foi trocado corretamente, bem como a matrícula do imóvel.

Quais status existem?

Para você decolar rapidamente com a gestão fundiária, já deixamos alguns status fundiários
disponíveis quando você assina o sistema. Eles são:

• Escritura Registrada;
• Escritura Não Registrada;
• Contrato de Compra e Venda;
• Outros;

A lista de status disponíveis no Geoadmin está disponível seguindo o menu esquerdo em,
Propriedades > Status Fundiário.

Posso criar meu próprio status?

Isto é perfeitamente possível. Você pode cadastrar novos status fundiários utilizando
o menu esquerdo, clicando em: Propriedades > Status Fundiário > Cadastrar Novo Status Fundiário.

Veja o vídeo abaixo:

Conclusão

Ao utilizar o Geoadmin, você pode construir seus próprios fluxos de gestão fundiária, já que o sistema permite que você customize e anexe arquivos a cada Etapa Fundiária.

Atualmente, existem clientes utilizando o Geoadmin para gestão fundiária em empreendimentos para geração de energia elétrica, grandes produtores rurais e agroindústrias, com arrendamentos
e diversas propriedades.

O Geoadmin te ajuda a regularizar a papelada, de forma que você possa se concentrar no que sabe melhor, produzir.

Faça um registro de avaliação!

O retorno do investimento em tecnologia: a primeira coisa que devemos assumir é que a tecnologia é uma amiga do gestor.

Uma grande amiga.

Essa afirmação parece óbvia mas sua prática ainda não é.

De fato, todos os sistemas de gestão analógicos ou digitais apresentam prós e contras.

O que observamos neste artigo é que sistemas de gerenciamento fundiário e ambiental digitais demonstram muito mais benefícios do que ressalvas em comparação a outras modalidades.

Eficiência para o gerenciamento de equipes multidisciplinares

Um sistema de gestão fundiária online garante aos administradores ferramentas para organizar o trabalho de equipes em campo e fora dele em tempo real.

As tarefas não ficam estacionadas em função de telefonemas ou registros.

Prevenção contra processos, impedimentos e paralisações

Quanto mais áreas a serem administradas maiores as chances de complicações burocráticas que podem levar a processos onerosos.

Ao tratar de grandes projetos os riscos e consequências são proporcionais.

Uma falha na obtenção de licenças, certificados pode gerar multas e processos muito caros.

O valor para custear UMA multa, paralisação de projeto ou processo jurídico poderia pagar a implantação de um Sistema de Gestão que minimiza significativamente os riscos contra esse tipo de prejuízo.

Redução de custos operacionais

Sistemas de gestão digitais online expressam um custo baixo de aplicação e manutenção anual.

Podem ser acessados a partir de qualquer área com acesso à internet sem a necessidade de instalação no dispositivo.

O suporte ao usuário e treinamento de equipes podem ser realizado por conferência ou telefone junto aos desenvolvedores e especialistas em gestão.

Imagem pública sustentável

Empresas que utilizam Sistemas de Gestão Fundiária digitais estão alinhadas com práticas sustentáveis urbanas e rurais.

Trata-se de uma tecnologia positiva ao meio ambiente que se materializa em pequenos detalhes (reduzindo o consumo de papel, por exemplo) e que também influencia diretamente sobre grandes impactos, pois cumpre papel significativo na gestão sustentável de empreendimentos.

Nesse sentido, até a competitividade da empresa é promovida se bem explorada por ações de marketing

Eficiência que gera liquidez

Ao implantar o sistema a empresa promove a eficiência administrativa.

Um sistema de gestão fundiária e ambiental orgânico e funcional reduz riscos promovendo a velocidade e assertividade de ações nos processos do dia a dia.

Um colaborador que gastaria uma hora para monitorar as licenças exigidas para um empreendimento passaria a gastar 10 minutos.

Uma equipe que em campo quando recebe dados e orientações em tempo real executa suas tarefas com mais precisão e resultado.

Os desafios de grandes empreendimentos fundiários exigem soluções do mesmo porte.

A aplicação de Sistemas de gestão fundiária digitais prova a cada dia que é possível lidar com cenários de gestão complexos com segurança e eficiência.

Neste ensaio tentamos apresentar alguns dos benefícios que já fazem parte da realidade de grandes empresas que lidam com a administração complexa de terras.

Por enquanto a tecnologia para atender esse segmento é uma opção, mas logo se tornará regra (institucionalizada ou não).

As empresas mais experientes no uso dessas ferramentas estão sendo formatadas agora e, provavelmente, elas estarão liderando seus mercados em um futuro bem próximo.

“Com grandes empreendimentos, vêm grandes responsabilidades“. A máxima inspirada
em Augusto Comte (e, posteriormente, no Tio Ben), cabe como uma luva em referência às atividades de grandes empreendimentos relacionados à gestão de terras e propriedades.

Essencialmente, a administração de pequenos empreendimentos enfrenta as mesmas dificuldades em comparação aos grandes.

Todos precisam lidar com cargas tributárias, acesso à crédito, gestão de pessoas e burocracia.

A diferença entre pequenos e grandes se expressa na dimensão desses desafios.

No segmento fundiário, empresas que administram pequenas propriedades precisam gastar boa parte do tempo útil em funções legislativas.

Entre licenças, alvarás, certificados e outras documentações, a burocracia consome horas de atividade produtiva.

O cenário que é complicado para pequenos revela um desafio complexo para os maiores.

Naturalmente, um empreendimento fundiário de grande porte precisa organizar o espaço e a produção de milhares (às vezes milhões) de metros quadrados.

Seguir o compliance torna-se uma função complexa e, ao mesmo tempo, fundamental para as operações produtivas.

Lidando com essas proporções, a operação e o sucesso do empreendimentos mantém estreita relação com a administração de licenças, por exemplo.

Complicadores para obtenção de licenças

A obtenção de licenças junto aos órgãos reguladores depende do cumprimento de condicionantes ambientais e sociais que variam conforme o porte e tipo do empreendimento.

Entre as obrigações administrativas, cumprir prazo para entrega de relatórios e documentos nos órgãos ambientais é parte do trabalho.

E como os gestores conseguem essas licenças dentro dos prazos?

A resposta envolve muita gente. As condicionantes/serviços sempre estão relacionadas à vários prestadores de serviço que compõe um grupo de competência multi-disciplinar contando com arquéologos, biólogos, geógrafos, assistente sociais, engenheiros, entre outros.

Para organizar todas essas variáveis e fazer com que elas funcionem organicamente é preciso, ou melhor, é necessário, acessar soluções eficientes de controle e gestão das macro e micro tarefas.

As opções estão disponíveis no mercado e fazem parte do cotidiano dos maiores empreendimentos que administram terras e propriedades do país.

Quais os benefícios que elas acessam usando sistemas de gestão fundiário discutiremos em um segundo momento.

O Geoadmin me ajuda a gerir empreendimentos, grandes e pequenos?

A resposta, caro leitor, é sim. Vá ao nosso registro e realize seu cadastro. Organize a gestão fundiária e ambiental em menos de um minuto.

O Geoadmin está sempre evoluindo. Nossa equipe extremamente talentosa tem adicionando funcionalidades que enxergamos como necessárias para nosso clientes e parceiros.

De acordo com os relatos e nossas pesquisas de mercado, conseguimos compreender um pouco sobre gestão de conformidades ou compliance.

E nossos clientes, principalmente os das áreas de agroindústria e energia, possuem dificuldades de gerenciar essas conformidades, ambientais e fundiárias, simplesmente pelo volume enorme de informações necessárias para uma boa gestão.

Estes clientes nos inspiraram a construir alguns módulos interessantes.

Gerenciamento de Ocorrências

Através do Geoadmin, agora, será possível de criar e delegar ocorrências, sejam elas de quaisquer tipos, para indivíduos em sua organização.

Estas ocorrências, como o restante dos dados no Geoadmin, são georreferenciadas, permitindo que sua equipe no escritório e no campo, consigam resolver as situações do dia a dia.

O módulo, permite uma grande flexibilidade no monitoramento destas ocorrências e te avisa quando uma ocorrência de seu interesse é alterada, é finalizada ou delegada para você.

Como estamos aumentando a quantidade de informações disponíveis no mapa, criamos uma segunda legenda, mais completa, para que você localize rapidamente o que precisa.

Gerenciamento de Reserva Legal

Uma das conformidades mais complexas de serem gerenciadas, são, sem dúvida, as conformidades ambientais.

O módulo de gerenciamento de reserva legal, vem para ajudar sua organização neste gerenciamento complexo.

A lei brasileira é bastante extensa e foi alterada há alguns anos atrás, ampliando as possibilidades de na escolha e averbação de reservas legais.

A reserva legal está caracterizada por uma porcentagem de mata nativa, preservada dentro da propriedade em questão, de acordo com o bioma em que a propriedade está localizada.

Existe um porém importante: você pode localizar esta reserva legal em outra propriedade no mesmo bioma.

Mas como saber qual propriedade “exportou” sua reserva para qual propriedade receptora?

Através de uma interface simples, o Geoadmin, permite que vocẽ diga quais frações das reservas legais serão alocadas em outras propriedades, sendo o sistema responsável por validar:

1. Tamanho da reserva legal;
2. Porcentagem de reserva alocada;
3. Porcentagem de reserva disponível, de acordo com todas as propriedades existentes;
4. Bioma da reserva;
5. Sobreposição da reserva legal com outra reserva legal;

Existem alterações bacanas no dashboard, onde você consegue todas as informações relativas a suas reservas legais, com um clique!

Gerenciamento de Status Fundiário

Empreendimentos agroindustriais, minerários e de outras naturezas trabalham prioritariamente no espaço.

E este espaço, é por definição de alguém.

Estes empreendimentos necessitam gerenciar um fluxo de dados fundiários enorme. Estes dados são originados em diversas fontes, como cartórios, em campo e em escritório, possuindo diversos formatos.

Implementamos uma maneira simples para que estas organizações possam rastrear esses dados e transformá-los em informações.

O usuário basicamente, constrói seu fluxo de dados, informando quais status fundiários são possíveis e quais transições podem existir, como, por exemplo:

1. Compromisso de Compra e Venda;
2. Compra da propriedade;
3. Registro do Imóvel;

O sistema, automaticamente, entende que o registro é a fase final do processo e libera o cadastro de matrícula e proprietários, bem como dos anexos que acompanham o processo.

Durante a tramitação entre estes três status (você pode criar os status que mais encaixam em sua organização), o usuário é informado através de notificações e pode atuar nestes registros.

Apesar de ser um fluxo simples, criamos esta funcionalidade para ser flexível, já que a gestão fundiária no Brasil é complexa e cheia de casos de exceção.

Legal, mas como posso testar estas ferramentas?

Você, meu caro usuário, pode se registrar para um teste gratuito, sem compromisso. Temos certeza que o Geoadmin irá te ajudar.

Bem, finalmente, nosso querido Geoadmin foi lançado. Mas vamos por partes!

Neste post gostaria de explicar para vocês o que é o Geoadmin, quais foram as principais motivações para a construção do mesmo e, principalmente, como ele pode te ajudar.

Principais Motivações

O Geoadmin tem algumas motivações principais. A Sigma, criadora do sistema possui em sua rede de contatos, diversos prestadores de serviços, gestores ambientais e agroindústrias com uma dificuldade imensa de gerenciar seus empreendimentos (ou de seus clientes), do ponto de vista fundiário e ambiental.

Não é por falta de capacidade destes prestadores ou destes gestores, mas sim pela própria natureza dos serviços executados.

São diversos tipos de documentos, em diversos formatos, para uma gama de atividades a ser cumprida muito ampla. Só organizar estes documentos já é uma tarefa complicada.

Alguns fatos:

1. Geralmente estes dados estão “organizados” em um planilhão do Excel;
2. Os arquivos que realmente são necessários durante a execução ou com o fim do trabalho, estão em pastas no sistema operacional. No máximo distribuída na rede interna;
3. Não é possível gerenciar os metadados destes arquivos – você deve procurar uma lista enorme de documentos e abrir um a um até encontrar o correto;
4. Não existe controle de acesso ou se existe é bastante deficitário;
5. Não existe um controle de revisões. Sempre devemos procurar qual é o arquivo final mais atual (você provavelmente já viu arquivo_final_1, arquivo_final_1_final, arquivo_final_1_final_de_verdade);
6. Falta de integração entre membros da mesma equipe;

É aí que entra o Geoadmin.

Com ele, você elimina estas falas de organização e permite a colaboração entre os diversos membros da equipe, através de um repositório de arquivos centralizado (e seguro!), onde as pessoas que mais precisam, podem encontrar o que precisam de forma rápida e eficiente.

Podemos resumir os pilares do Geoadmin:

• Organização;
• Colaboração entre equipes;
• Rastreabilidade;

Como me registro?

O registro para avaliação é gratuito!

Após o cadastro, iremos construir sua conta para você e enviaremos um email assimq ue a mesma estiver pronta. Todo o processo não leva mais de um minuto.

Como funciona?

O Geoadmin é um sistema web, totalmente online, que permite que você, proprietário, prestador de serviço, agroindústria ou parte interessada na gestão fundiária e ambiental de um empreendimento, gerencie suas informações em único lugar.

Certo, mas quais informações posso gerenciar?

O sistema permite que você gerencie, imediatamente, as seguintes informações:

1. Empreendimentos;
2. Licenças;
3. Condicionates;
4. Ocorrências e não conformidades;
5. Proprietários;
6. Propriedades;
7. Prestadores de Serviços;
8. Serviços (a serem prestados);
9. Eventos de serviços;
10. Anexos;
11. Documentação fundiária (matrículas e registro de imóveis);
12. Documentação processo licenciamento;

O sistema é todo georreferenciado, permitindo que você visualize todas estas informações em um mapa completo, visualizando a distribuição de seus dados no espaço.

Mapa Interativo

Na figura acima, estamos mostrando para vocês a tela principal, onde você consegue visualizar todas as propriedades administradas, bem como os serviços em execução na mesma.

O mapa é interativo, permitindo que você navegue pelo mesmo, pesquise por propriedades e/ou proprietários, bem como faça medições rápidas.

Legal, mas quero usar minhas imagens no sistema. É possível?

Além destas camadas, podemos fazer upload das suas imagens, sem custo, possibilitando que você integre as imagens que você já possui no sistema.

Calendário, notificações e agenda

O Geoadmin possui um perfil gerencial muito interessante. Através dele é possível agendar
tarefas e/ou eventos e controlar as etapas de execução dos serviços relacionados.

Um cenário fictício: o gestor de um empreendimento precisa regularizar a outorga de água de um pivô central.

Através do sistema, você pode agendar um serviço, informando data de início e data de fim, bem como as etapas que compreendem este serviço, através de eventos.

Existem duas formas de você ficar antenado nas tarefas que você precisa cumprir (ou cobrar)
de um terceiro:

1. Notificações via email;
2. Integração da Agenda;

O sistema, todos os dias durante a noite, verifica quais são seus compromissos dos próximos dias e envia um email com links diretos para eles.

Neste email de notificação, existem os seguintes itens:

1. Atividades Realizadas (lista de atividades realizadas no sistema, como por exemplo: usuário A cadastrou nova propriedade B);
2. Serviços e eventos próximos (lista de eventos mais próximos, de acordo com a data atual);
3. Licenças próximas do vencimento (para cada serviço, olhamos as licenças que estão para vencer e te alertamos);

A integração de agenda, permite que você integre sua agenda, seja ela do Google, Outlook ou qualquer outro calendário, através de um botão de download.

Você faz o download de seus compromissos e importa este calendário em seu software de agenda específico.

Esta integração te informa os mesmos dados que estão disponíveis nas notificações via email, com a vantagem de você poder levar onde quiser, seja em sua agenda do smartphone ou qualquer outro programa que deseje.

Anexos

O Geoadmin permite que você faça upload de diversos arquivos, relacionados a diferentes objetos do sistema.

É possível incluir anexos de diversos foramtos (PDF, DOC, imagens, etc)
a propriedades, proprietários, entre outros.

Esses arquivos são armazenados de forma segura, em nossos servidores e os backups são realizados diariamente.

Além disso, o sistema possui uma interface de pesquisa de anexos fantástica, permitindo que você pesquise não só pelo nome do arquivo, mas pelo contexto que o mesmo está inserido, seja em uma propriedade, proprietário e até mesmo licenças.

Dashboard

O sistema possui um dashboard ou painel de controle, de forma que os gestores tenham informações rápidas sobre o que estão administrando.

Abaixo segue uma figura de como o dashboard funciona. Existem estatísticas específicas sobre suas informações do sistema e ainda estamos construindo outras, conforme desenvolvemos
novas funcionalidades.

Conclusões

Após ler sobre as capacidades do Geoadmin te convido a se cadastrar.

Temos certeza de que o Geoadmin irá ajudar você e sua organização e trabalharem melhor, com mais eficiência.